Згідно ЗАКОНУ УКРАЇНИ «Про ринки капіталу та організовані товарні ринки» № 738-IX від 19.06.2020 р. та відповідно до глави 11 розділу III «Про затвердження Вимог (правил) щодо здійснення діяльності з торгівлі цінними паперами: брокерської діяльності, дилерської діяльності, андеррайтингу, управління цінними паперами», що затверджені РІШЕННЯМ НКЦПФР № 640 від 03.11.2020.

Порядок фіксації взаємодії з клієнтами (представниками клієнтів) та іншими учасниками ринків капіталу містить, з урахуванням розміру ТОВ «АЛЬТУС-ФІНАНС» (далі – Торговець), його організаційної структури, а також характеру, масштабу та складності його професійної діяльності, зокрема наступне:

1. Деталізовані процедури здійснення записів всіх телефонних розмов та електронних повідомлень з клієнтом (представником клієнта) та іншими учасниками ринку цінних паперів, включаючи внутрішні телефонні розмови та електронні повідомлення між працівниками, які пов’язані чи можуть бути пов’язані з отриманням, опрацюванням та виконанням замовлень клієнтів, які призводять чи можуть призводити до укладання договору, та/або доручень (розпоряджень) клієнтів, які призводять чи можуть призводити до отримання або зміни реквізитів замовлення;
   1. 1 Перед встановленням ділових відносин з клієнтом працівник ТОВ «АЛЬТУС-ФІНАНС» повідомляє його про те, що телефонні розмови та електронні повідомлення, які призводять чи можуть призводити до укладання договору та/або отримання замовлення будуть записуватись Торговцем за допомогою програмно-технічного комплексу та їх копії будуть надані клієнту на його вимогу протягом п’яти років з дати створення запису;
   2. 2 Торговці не мають права надавати інвестиційні послуги, які стосуються приймання, передачі та виконання замовлень, клієнтам, які заздалегідь не були повідомлені про запис їх телефонних розмов та/або електронних повідомлень, які призводять чи можуть призводити до укладання договору та/або отримання замовлення.
   3. 3 ТОВ «АЛЬТУС-ФІНАНС» вживає усі необхідні заходи для здійснення запису відповідних телефонних розмов і електронних повідомлень, здійснених, надісланих або отриманих за допомогою обладнання, яке надано працівникам або використання якого працівниками погоджено Торговцем (далі - авторизовані канали комунікацій).
   4. 4 ТОВ «АЛЬТУС-ФІНАНС» та його працівники не мають права використовувати не авторизовані канали комунікацій для отримання замовлень, доручень (розпоряджень) від клієнтів (представників клієнтів).
   5. 5 У разі отримання доручення (розпорядження) від клієнтів, які призводять чи можуть призводити до укладання договору та/або отримання замовлення, під час особистої розмови працівника торговця з клієнтами (представниками клієнтів), фіксувати таке доручення (розпорядження) у формі письмового звіту, який узгоджується з клієнтами, у спосіб визначений положенням про провадження діяльності з торгівлі цінними паперами;
   6. 6 Здійснювати за допомогою засобів зв’язку, технічних та програмних засобів, які входять до програмно-технічного комплексу торговця, цілісну, неперервну фіксацію (в тому числі аудіо та/або відео - фіксацію) взаємодії з клієнтами (представниками клієнтів) та іншими учасниками ринку цінних паперів під час отримання, опрацювання та виконання доручень (розпоряджень) клієнтів, які призводять чи можуть призводити до укладання договору та/або отримання замовлення;

2. Перелік засобів, які надані працівникам або використання яких працівниками погоджено торговцем, за допомогою яких здійснюється запис телефонних розмов та електронних повідомлень, із зазначенням їх реквізитів;
   1. 1 VoIP-сервіс, будь то апаратний апарат або софтфон
   2. 2 Слухові та розмовні пристрої, як слухавки, телефони чи просто гарнітури
   3. 3 Засоби запису дзвінків, власна АТС, CRM-система
   4. 4 Носії для зберігання збережених дзвінків, як-от жорсткі та оптичні диски
3. Процедуру складання письмового звіту та вимоги до нього, який складається, у тому числі, під час особистої розмови працівника торговця з клієнтом (представником клієнта) у разі отримання доручень (розпоряджень) від клієнта, які призводять чи можуть призводити до укладання договору та/або отримання замовлення;

1. 1. Письмовий звіт, що стосується відповідних особистих розмов з клієнтами, складається працівником торговця у формі паперового та/або електронного документа, узгоджується з клієнтом та, зокрема повинен містити:

• дату та час проведення зустрічі;
• адресу та місце проведення зустрічі;
• прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) ініціатора зустрічі;
• прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) учасників зустрічі та інформацію щодо підтвердження їх статусу на зустрічі (довіреність, паспорті дані, тощо);
• інформацію про замовлення, доручення (розпорядження) клієнта, включаючи вид послуги (купівля, продаж, міна, здійснення операції РЕПО, позика), реквізити ідентифікації фінансового інструменту, кількість фінансових інструментів, ціну та терміни виставлення, виконання замовлення.

4. Порядок здійснення періодичного оцінювання ефективності процедур фіксації взаємодії з клієнтами (представниками клієнтів) та іншими учасниками ринку цінних паперів;

1. 1 Здійснювати не рідше одного разу на рік оцінювання ефективності процедур фіксації взаємодії з клієнтами (представниками клієнтів) та іншими учасниками ринку цінних паперів, та у разі необхідності, вносити зміни до них, з метою усунення недоліків та підвищення їх ефективності;

1. 2 Порядок внесення змін до процедур фіксації взаємодії з клієнтами (представниками клієнтів) та іншими учасниками ринку цінних паперів, які вносяться за результатом проведеного оцінювання їх ефективності, з метою усунення недоліків та підвищення їх ефективності;

5. Порядок ведення переліку осіб, які отримали від торговця відповідні засоби та/або мають засоби, використання яких погоджено торговцем, за допомогою яких здійснюється запис телефонних розмов та електронних повідомлень передбачених абзацом другим цього пункту.

1. 5.1. на постійній основі вести та оновлювати перелік осіб, які отримали від торговця відповідні засоби та/або мають засоби, використання яких погоджено торговцем, за допомогою яких здійснюється запис телефонних розмов та електронних повідомлень, під час отримання, опрацювання та виконання доручень (розпоряджень) клієнтів, які призводять чи можуть призводити до укладання договору та/або отримання замовлення;

6. Записи та письмові звіти, створені торговцем відповідно до вимог «Про затвердження Вимог (правил) щодо здійснення діяльності з торгівлі цінними паперами: брокерської діяльності, дилерської діяльності, андеррайтингу, управління цінними паперами», що затверджені РІШЕННЯМ НКЦПФР № 640 від 03.11.2020., надаються відповідному клієнту та НКЦПФР на їх вимогу і зберігаються торговцем протягом п’яти років.
    
7. Записи телефонних розмов, створені торговцем відповідно до вимог цього розділу, можуть відповідно до внутрішніх документів торговця зберігатися менше п’яти років у випадку коли за результатом таких розмов доручення (розпорядження) клієнтів, які призводять чи можуть призводити до укладання договору та/або отримання замовлення, а також інші взаємодії з клієнтами та іншими учасниками ринку цінних паперів під час отримання, опрацювання та виконання таких доручень (розпоряджень) додатково фіксуються та зберігаються торговцем в електронній або паперовій формі.
    
8. Записи та письмові звіти в електронній формі зберігаються за допомогою надійних носіїв, що дозволяє їх відтворювати та копіювати та зберігаються таким чином, щоб вони були легко доступними і клієнти та НКЦПФР могли отримати доступ до них за запитом.
    
9. Зберігання таких даних має здійснюватися у форматі, який не дозволяє змінювати чи видаляти оригінальні записи та письмові звіти.
    
10. Торговець забезпечує якість, точність та повноту всіх телефонних записів, електронних повідомлень та письмових звітів. Період часу для збереження запису починається з дати створення запису. Період часу для збереження письмового звіту починається з дати проведення зустрічі.